Kebijakan Privasi / Privacy Policy

1. TENTANG KEBIJAKAN PRIVASI INI

PT Florindo Trading International (“Florindo”, “kami”) adalah perusahaan Indonesia yang memiliki dan mengoperasikan merek AYR Water®.

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, mengungkapkan, dan melindungi Data Pribadi serta informasi lainnya dalam kaitannya dengan situs web, pertanyaan bisnis, hubungan pelanggan, kegiatan penjualan, kontrak, instalasi dan layanan, akuntansi, serta kegiatan usaha kami lainnya.

Kami memproses Data Pribadi sesuai dengan peraturan perundang-undangan Indonesia yang berlaku, termasuk Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (“UU PDP”).

Kantor terdaftar kami:

Untuk pertanyaan atau permintaan terkait privasi:

support@ayrwater.com

2. RUANG LINGKUP

Kebijakan Privasi ini berlaku terhadap Data Pribadi yang diproses oleh PT Florindo Trading International sehubungan dengan:

• situs web AYR Water;
• pertanyaan dan permintaan penilaian lokasi atau proposal;
• kegiatan penjualan dan pengembangan bisnis;
• hubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan;
• penawaran, kontrak, serta perjanjian sewa atau layanan;
• instalasi, commissioning, pemeliharaan dan dukungan teknis;
• pengujian kualitas air dan dokumentasi terkait;
• penagihan, pembayaran dan akuntansi;
• hubungan dengan pemasok dan mitra usaha;
• email dan komunikasi bisnis lainnya; dan
• kegiatan lain yang berkaitan dengan penyediaan produk dan layanan AYR Water.

AYR Water terutama beroperasi sebagai penyedia solusi air untuk sektor hospitality secara business-to-business (B2B). Oleh karena itu, sebagian besar informasi yang kami proses berkaitan dengan perusahaan, hotel, restoran, properti hospitality dan organisasi lainnya.

Informasi yang hanya berkaitan dengan suatu badan hukum tidak selalu merupakan Data Pribadi. Namun, informasi yang berkaitan dengan individu yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi dalam organisasi tersebut, seperti nama, jabatan, alamat email, nomor telepon, tanda tangan atau informasi pengenal lainnya, dapat merupakan Data Pribadi.

3. INFORMASI YANG KAMI KUMPULKAN

Tergantung pada sifat hubungan Anda atau organisasi Anda dengan kami, kami dapat mengumpulkan kategori informasi berikut.

3.1 Informasi Kontak dan Profesional

Kami dapat mengumpulkan:

• nama;
• jabatan atau posisi;
• nama perusahaan atau properti;
• alamat email bisnis;
• nomor telepon;
• nomor WhatsApp;
• alamat bisnis;
• lokasi properti atau bisnis; dan
• informasi kontak lain yang diberikan kepada kami.

3.2 Informasi Perusahaan dan Pelanggan

Dalam proses onboarding pelanggan, kontrak, penagihan dan administrasi akun, kami dapat mengumpulkan atau menyimpan:

• nama perusahaan atau properti;
• alamat terdaftar atau alamat operasional;
• informasi izin usaha atau NIB;
• informasi perpajakan atau NPWP;
• informasi mengenai direktur, perwakilan yang berwenang atau pihak dalam kontrak;
• tanda tangan perwakilan yang berwenang;
• informasi akun pelanggan dan penagihan;
• informasi rekening bank atau pembayaran apabila diberikan untuk keperluan penagihan, administrasi pembayaran, rekonsiliasi atau akuntansi; dan
• informasi kontraktual dan komersial yang berkaitan dengan hubungan kami dengan pelanggan.

Sebagai bagian dari proses onboarding pelanggan standar, kami tidak secara rutin meminta salinan KTP atau paspor.

3.3 Pertanyaan Melalui Situs Web dan Permintaan Site Assessment

Ketika Anda menghubungi kami melalui situs web atau meminta site assessment, proposal atau informasi lainnya, kami dapat mengumpulkan:

• nama;
• perusahaan atau properti;
• jabatan;
• alamat email;
• nomor telepon atau WhatsApp;
• jenis properti;
• lokasi properti;
• penggunaan atau perkiraan volume air minum dalam kemasan saat ini;
• aplikasi air yang direncanakan;
• kebutuhan air; dan
• informasi lain yang Anda berikan secara sukarela.

Informasi tersebut digunakan untuk memahami kebutuhan Anda, menanggapi pertanyaan, mengevaluasi konfigurasi AYR Water yang sesuai dan berkomunikasi mengenai produk serta layanan kami.

3.4 Penjualan dan Pengembangan Bisnis

Dalam kegiatan penjualan dan pengembangan bisnis, kami dapat mengumpulkan dan menyimpan informasi kontak profesional serta catatan komunikasi dengan calon pelanggan dan pelanggan yang sudah ada.

Informasi tersebut dapat berasal dari:

• informasi yang diberikan langsung kepada AYR Water;
• pertemuan dan perkenalan bisnis;
• korespondensi email;
• LinkedIn;
• komunikasi profesional atau bisnis;
• informasi bisnis yang tersedia untuk umum; dan
• hubungan pelanggan atau bisnis yang sudah ada.

Kami dapat menyimpan catatan mengenai pertanyaan, proposal, pertemuan, tindak lanjut dan diskusi komersial untuk keperluan penjualan, pengelolaan hubungan pelanggan dan manajemen bisnis yang sah.

3.5 Kontrak dan Administrasi Pelanggan

Apabila pelanggan memasuki hubungan komersial dengan kami, kami dapat memproses informasi yang diperlukan untuk mempersiapkan, mengelola dan melaksanakan perjanjian, termasuk:

• nama dan jabatan perwakilan yang berwenang;
• informasi kontak;
• tanda tangan;
• informasi registrasi perusahaan dan perpajakan;
• rincian kontrak;
• penawaran dan ketentuan komersial;
• informasi penagihan;
• korespondensi; dan
• informasi lain yang diperlukan untuk mengelola hubungan pelanggan.

3.6 Informasi Instalasi, Layanan dan Operasional

Dalam kegiatan instalasi, commissioning, preventive maintenance, perbaikan dan dukungan teknis, kami dapat menyimpan:

• informasi properti dan lokasi;
• PIC pelanggan;
• catatan instalasi dan commissioning;
• laporan layanan dan pemeliharaan;
• temuan teknis;
• informasi peralatan;
• foto yang berkaitan dengan peralatan, instalasi atau pekerjaan layanan;
• work order;
• komunikasi dengan perwakilan pelanggan;
• informasi kualitas air;
• laporan laboratorium; dan
• dokumentasi teknis atau operasional lainnya.

Laporan kualitas air dan informasi teknis pada umumnya merupakan informasi bisnis atau teknis dan bukan Data Pribadi, meskipun dokumen terkait dapat memuat nama atau informasi kontak individu.

3.7 Informasi Keuangan dan Akuntansi

Untuk penagihan, administrasi pembayaran, rekonsiliasi, perpajakan dan akuntansi, kami dapat memproses:

• informasi perusahaan pelanggan;
• alamat penagihan;
• NPWP atau informasi perpajakan lainnya;
• informasi faktur;
• riwayat pembayaran;
• informasi rekening bank apabila diberikan;
• referensi pembayaran;
• catatan transaksi; dan
• korespondensi keuangan terkait.

Catatan akuntansi kami dapat dikelola melalui perangkat lunak akuntansi pihak ketiga, termasuk Xero.

Informasi rekening bank milik AYR Water juga dapat dicantumkan pada faktur dan dokumentasi pembayaran yang diberikan kepada pelanggan.

4. BAGAIMANA KAMI MENGGUNAKAN INFORMASI

Kami dapat memproses Data Pribadi dan informasi bisnis untuk:

• menanggapi pertanyaan;
• mengatur pertemuan dan site assessment;
• menilai kebutuhan air pelanggan;
• mempersiapkan rekomendasi sistem;
• mempersiapkan penawaran dan proposal;
• melakukan kegiatan penjualan dan pengembangan bisnis;
• berkomunikasi dengan calon pelanggan dan pelanggan;
• menegosiasikan, membuat dan mengelola kontrak;
• memverifikasi perwakilan yang berwenang dan pihak dalam kontrak;
• menyediakan, memasang dan melakukan commissioning peralatan;
• menjadwalkan dan menyediakan pemeliharaan serta dukungan teknis;
• menyimpan catatan layanan dan operasional;
• mengelola pengujian kualitas air dan dokumentasi terkait;
• memberikan dukungan pelanggan;
• mengelola hubungan pelanggan;
• menerbitkan dan mengelola faktur;
• menerima dan merekonsiliasi pembayaran;
• memelihara catatan akuntansi dan perpajakan;
• memenuhi kewajiban hukum dan kontraktual;
• menjaga catatan internal perusahaan;
• melindungi hak hukum dan aset kami;
• mencegah penyalahgunaan, penipuan atau aktivitas tanpa izin;
• meningkatkan produk, layanan dan operasi kami; dan
• memenuhi peraturan perundang-undangan serta permintaan resmi yang berlaku.

Kami tidak akan memproses Data Pribadi untuk tujuan yang tidak sesuai dengan tujuan pengumpulannya kecuali diperbolehkan atau diwajibkan berdasarkan hukum yang berlaku.

5. DASAR PEMROSESAN DATA PRIBADI

Apabila diwajibkan berdasarkan hukum Indonesia, kami memproses Data Pribadi berdasarkan dasar pemrosesan yang sesuai.

Tergantung pada keadaan, dasar tersebut dapat meliputi:

Persetujuan

Apabila Anda telah memberikan persetujuan yang sah untuk kegiatan pemrosesan tertentu.

Pelaksanaan kontrak

Apabila pemrosesan diperlukan untuk mengambil tindakan atas permintaan Anda sebelum membuat perjanjian atau untuk melaksanakan suatu perjanjian.

Kewajiban hukum

Apabila pemrosesan diperlukan untuk memenuhi kewajiban hukum, regulasi, akuntansi, perpajakan atau kewajiban lainnya.

Kepentingan yang sah

Apabila pemrosesan diperlukan untuk kepentingan yang sah dari Florindo atau pihak lain, dengan mempertimbangkan tujuan dan kebutuhan pemrosesan serta hak dan kepentingan individu terkait.

Apabila pemrosesan didasarkan pada persetujuan, Anda dapat menarik persetujuan tersebut sesuai dengan hukum yang berlaku. Penarikan persetujuan tidak memengaruhi pemrosesan yang telah dilakukan secara sah sebelum penarikan tersebut.

6. KOMUNIKASI BISNIS DAN PEMASARAN

Kami dapat menggunakan informasi kontak profesional untuk berkomunikasi dengan pelanggan dan calon pelanggan mengenai:

• produk dan layanan AYR Water;
• proposal dan peluang komersial;
• proyek pelanggan;
• perkembangan produk atau layanan;
• informasi perusahaan yang relevan; dan
• komunikasi bisnis lainnya yang relevan dengan hubungan profesional.

Komunikasi tersebut dapat dilakukan melalui saluran termasuk email dan LinkedIn.

Apabila persetujuan diwajibkan berdasarkan hukum untuk jenis komunikasi pemasaran tertentu, kami akan memperoleh persetujuan yang diperlukan.

Anda dapat meminta kami menghentikan komunikasi pemasaran dengan menghubungi support@ayrwater.com atau menggunakan mekanisme berhenti berlangganan apabila tersedia.

Penghentian komunikasi pemasaran tidak menghalangi kami mengirimkan komunikasi operasional, kontraktual, penagihan, layanan, keselamatan atau komunikasi lain yang diperlukan untuk hubungan bisnis yang sedang berlangsung.

7. SITUS WEB, COOKIE DAN PENGUKURAN PENGGUNAAN

Situs web kami dapat menggunakan cookie atau teknologi serupa yang diperlukan agar situs web berfungsi dengan baik.

Kami juga dapat menggunakan teknologi analytics dan pengukuran penggunaan situs web secara terbatas untuk memahami bagaimana pengunjung menggunakan halaman kami, informasi mana yang paling relevan, dari mana pengunjung menemukan situs kami, serta apakah formulir atau permintaan informasi berhasil diselesaikan. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kejelasan informasi, pengalaman pengguna, relevansi konten, dan efektivitas proses enquiry AYR Water.

Untuk tujuan tersebut, kami dapat menggunakan penyedia teknologi pihak ketiga, termasuk Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel dan Meta Conversions API, apabila digunakan. Teknologi tersebut dapat memproses informasi teknis dan penggunaan secara agregat atau pseudonim, seperti jenis perangkat atau browser, alamat IP atau lokasi perkiraan yang diperoleh dari IP, halaman yang dikunjungi, sumber rujukan, waktu interaksi, parameter kampanye, serta interaksi dengan halaman atau formulir.

Kami tidak bermaksud menggunakan teknologi tersebut untuk mengidentifikasi Anda secara langsung dari perilaku kunjungan situs web, menjual Data Pribadi, atau membuat profil individual untuk tujuan periklanan berbasis perilaku. Kami juga tidak secara sengaja mengirimkan isi formulir, alamat email, nomor telepon, atau informasi kontak yang Anda masukkan ke dalam Meta Pixel.

Apabila persetujuan diperlukan berdasarkan hukum yang berlaku untuk cookie atau teknologi pengukuran non-esensial, kami akan meminta persetujuan tersebut melalui mekanisme cookie atau consent yang sesuai. Anda dapat menolak atau menarik persetujuan tersebut sesuai dengan mekanisme yang tersedia. Penolakan dapat membatasi pengukuran penggunaan situs web, tetapi tidak akan memengaruhi fungsi dasar situs web.

8. PENYIMPANAN DAN PEMROSESAN INFORMASI

Dalam kegiatan usaha sehari-hari, informasi dapat disimpan atau diproses melalui sistem termasuk:

• komputer kerja AYR Water;
• email;
• Google Workspace;
• WhatsApp;
• Asana;
• Xero; dan
• penyedia teknologi lainnya yang secara wajar diperlukan untuk menjalankan usaha dan memberikan layanan kami.

Akses terhadap sistem bisnis dan informasi dibatasi sesuai kebutuhan operasional dan tanggung jawab personel terkait.

9. PENYEDIA LAYANAN DAN PENGUNGKAPAN INFORMASI

Kami tidak menjual Data Pribadi.

Kami dapat mengungkapkan atau memberikan akses terhadap informasi kepada pihak ketiga apabila secara wajar diperlukan untuk kegiatan usaha kami, termasuk:

• penyedia layanan cloud dan TI;
• penyedia analytics, tag management dan layanan pengukuran;
• penyedia email dan produktivitas;
• penyedia perangkat lunak akuntansi;
• platform manajemen proyek dan operasional;
• penasihat profesional;
• akuntan dan auditor;
• penasihat hukum;
• mitra teknis atau layanan apabila diperlukan untuk memberikan layanan;
• laboratorium atau penyedia pengujian apabila relevan;
• penyedia layanan pembayaran atau perbankan; dan
• instansi pemerintah, regulator, pengadilan atau aparat penegak hukum apabila diwajibkan berdasarkan hukum.

Penyedia pihak ketiga dapat memproses informasi hanya sejauh diperlukan untuk menyediakan layanan terkait atau sebagaimana diizinkan berdasarkan hukum dan kewajiban kontraktual yang berlaku.

Kami juga dapat mengungkapkan informasi apabila secara wajar diperlukan untuk menetapkan, melaksanakan atau mempertahankan hak hukum, menegakkan perjanjian, melindungi Florindo atau pihak lain dari penipuan atau aktivitas melawan hukum, atau memenuhi permintaan resmi yang sah.

10. PEMROSESAN DAN TRANSFER DATA INTERNASIONAL

Beberapa penyedia teknologi dan layanan cloud yang digunakan Florindo, termasuk Google Workspace dan penyedia perangkat lunak bisnis lainnya, dapat mengoperasikan infrastruktur atau memproses informasi di luar Indonesia.

Hal ini dapat mencakup penyedia analytics, tag management, dan layanan pengukuran yang digunakan pada situs web kami.

Apabila Data Pribadi ditransfer ke luar wilayah hukum Indonesia, Florindo akan mengambil langkah yang sesuai sebagaimana diwajibkan berdasarkan peraturan pelindungan Data Pribadi Indonesia yang berlaku.

Tergantung pada keadaan, langkah tersebut dapat mencakup memastikan bahwa negara penerima memiliki tingkat pelindungan Data Pribadi yang setara atau lebih tinggi, menerapkan pelindungan yang memadai dan mengikat, atau memperoleh persetujuan apabila diwajibkan.

11. RETENSI DATA

Kami menyimpan Data Pribadi dan catatan bisnis hanya selama secara wajar diperlukan untuk tujuan pengumpulan dan pemrosesannya, termasuk untuk:

• menyediakan produk dan layanan;
• menjaga hubungan pelanggan dan bisnis;
• melaksanakan kewajiban kontraktual;
• menyimpan riwayat layanan dan peralatan;
• mengelola garansi atau kewajiban layanan;
• menyimpan catatan akuntansi dan perpajakan;
• memenuhi kewajiban hukum dan regulasi;
• menyelesaikan sengketa; dan
• menetapkan, melaksanakan atau mempertahankan hak hukum.

Periode retensi dapat berbeda tergantung pada sifat informasi dan kewajiban hukum, kontraktual, akuntansi, perpajakan serta operasional kami.

Apabila Data Pribadi tidak lagi diperlukan dan tidak terdapat alasan hukum atau kepentingan yang sah untuk mempertahankannya, Data Pribadi tersebut akan dihapus, dimusnahkan atau ditangani sesuai dengan hukum yang berlaku.

12. KEAMANAN INFORMASI

Florindo menerapkan langkah teknis dan organisasi yang wajar sesuai dengan sifat dan risiko informasi yang kami proses.

Langkah tersebut dapat mencakup:

• pengendalian akses terhadap sistem dan informasi;
• pembatasan akses sesuai tanggung jawab pekerjaan;
• penggunaan akun dan sistem bisnis yang diamankan;
• penerapan autentikasi dan kontrol akses yang sesuai;
• perlindungan perangkat perusahaan dan catatan bisnis; dan
• kewajiban kerahasiaan bagi personel dan penyedia layanan apabila sesuai.

Tidak ada sistem elektronik, metode penyimpanan atau transmisi melalui internet yang dapat dijamin sepenuhnya aman. Oleh karena itu, kami tidak dapat menjamin keamanan absolut, namun kami mengambil langkah yang wajar untuk melindungi Data Pribadi dari akses, penggunaan, perubahan, pengungkapan, kehilangan atau pemusnahan yang tidak sah.

Apabila terjadi kegagalan pelindungan Data Pribadi, Florindo akan mengambil tindakan penanganan dan pemberitahuan sebagaimana diwajibkan berdasarkan hukum yang berlaku.

13. HAK SUBJEK DATA PRIBADI

Sesuai dengan hukum Indonesia yang berlaku dan pengecualian yang diperbolehkan, individu yang Data Pribadinya kami proses dapat memiliki hak untuk:

• memperoleh informasi mengenai identitas dan akuntabilitas pihak yang memproses Data Pribadi serta tujuan pemrosesan;
• meminta perbaikan, pelengkapan atau pembaruan Data Pribadi yang tidak akurat;
• meminta akses terhadap Data Pribadi dan memperoleh salinannya apabila berlaku;
• menarik persetujuan apabila pemrosesan didasarkan pada persetujuan;
• meminta penghentian, pembatasan, penghapusan atau pemusnahan Data Pribadi dalam keadaan yang ditentukan oleh hukum;
• mengajukan keberatan terhadap keputusan tertentu yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis apabila berlaku;
• memperoleh atau memindahkan Data Pribadi dalam format yang sesuai dan umum digunakan atau dapat dibaca oleh sistem elektronik apabila berlaku; dan
• melaksanakan hak lainnya yang diberikan berdasarkan peraturan pelindungan Data Pribadi Indonesia.

Hak tertentu dapat tunduk pada pembatasan atau pengecualian berdasarkan hukum, termasuk apabila informasi harus disimpan untuk memenuhi kewajiban kontraktual, akuntansi, perpajakan, regulasi, penyelesaian sengketa atau kewajiban hukum lainnya.

Untuk menggunakan hak privasi atau mengajukan permintaan terkait Data Pribadi, hubungi:

support@ayrwater.com

Harap berikan informasi yang cukup agar kami dapat mengidentifikasi Anda, memahami permintaan dan, apabila diperlukan, memverifikasi bahwa Anda berhak mengajukan permintaan tersebut.

Kami akan menangani permintaan yang telah diverifikasi sesuai dengan hukum Indonesia yang berlaku.

14. KEAKURATAN INFORMASI

Kami mengambil langkah yang wajar untuk menjaga Data Pribadi tetap akurat dan mutakhir apabila relevan dengan tujuan pemrosesannya.

Pelanggan, mitra bisnis dan individu lainnya diharapkan memberi tahu kami apabila informasi kontak atau Data Pribadi terkait mengalami perubahan.

Permintaan perbaikan atau pembaruan dapat disampaikan melalui support@ayrwater.com.

15. ANAK-ANAK

AYR Water menyediakan produk dan layanan business-to-business untuk pelanggan hospitality dan komersial.

Situs web dan layanan kami tidak ditujukan kepada anak-anak dan kami tidak secara sengaja berupaya mengumpulkan Data Pribadi anak-anak melalui kegiatan usaha normal kami.

Apabila kami mengetahui bahwa Data Pribadi anak telah dikumpulkan dalam keadaan yang memerlukan perlindungan khusus atau persetujuan orang tua atau wali berdasarkan hukum, kami akan mengambil langkah yang sesuai dengan persyaratan yang berlaku.

16. TRANSAKSI PERUSAHAAN

Apabila Florindo terlibat dalam merger, akuisisi, restrukturisasi, pembiayaan, pengalihan usaha, penjualan aset atau transaksi perusahaan sejenis, catatan bisnis dan Data Pribadi yang relevan dapat diungkapkan atau dialihkan apabila secara wajar diperlukan untuk transaksi tersebut dan sesuai dengan persyaratan hukum yang berlaku.

Apabila pemberitahuan mengenai pengalihan Data Pribadi diwajibkan berdasarkan hukum Indonesia, kami akan memberikan pemberitahuan sebagaimana diwajibkan.

17. SITUS WEB DAN LAYANAN PIHAK KETIGA

Situs web atau komunikasi kami dapat memuat tautan ke situs web, platform atau layanan yang dioperasikan oleh pihak ketiga.

Florindo tidak bertanggung jawab atas praktik privasi pihak ketiga yang independen. Apabila Anda memberikan informasi secara langsung kepada organisasi lain, ketentuan privasi dan praktik organisasi tersebut berlaku terhadap pemrosesan informasi tersebut.

18. PERUBAHAN KEBIJAKAN PRIVASI

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk mencerminkan:

• perubahan kegiatan usaha atau layanan;
• perubahan informasi yang kami proses;
• perubahan teknologi atau penyedia layanan; atau
• perubahan peraturan perundang-undangan atau persyaratan regulasi.

Versi terkini akan dipublikasikan pada situs web kami beserta tanggal pembaruan terakhir.

Apabila perubahan secara material memengaruhi cara kami memproses Data Pribadi, kami akan memberikan pemberitahuan tambahan atau memperoleh persetujuan apabila diwajibkan berdasarkan hukum.

19. HUBUNGI KAMI

Pertanyaan, permintaan atau keberatan mengenai Kebijakan Privasi ini atau pemrosesan Data Pribadi oleh Florindo dapat disampaikan kepada:

Email: support@ayrwater.com

Kami akan meninjau dan menangani pertanyaan serta permintaan privasi sesuai dengan ketentuan pelindungan Data Pribadi Indonesia yang berlaku.

20. BAHASA

Kebijakan Privasi ini dibuat dan tersedia dalam Bahasa Indonesia dan bahasa Inggris.

Apabila terdapat perbedaan penafsiran atau ketidaksesuaian antara versi Bahasa Indonesia dan versi bahasa Inggris, versi Bahasa Indonesia akan berlaku sejauh diizinkan berdasarkan hukum yang berlaku.

1. ABOUT THIS PRIVACY POLICY

PT Florindo Trading International (“Florindo”, “we”, “our”, or “us”) is an Indonesian company that owns and operates the AYR Water® brand.

This Privacy Policy explains how we collect, use, store, disclose and protect Personal Data and other information in connection with our website, business enquiries, customer relationships, sales activities, contracts, installation and service activities, accounting and other business operations.

We process Personal Data in accordance with applicable Indonesian laws and regulations, including Law No. 27 of 2022 on Personal Data Protection (“PDP Law”).

Our registered office is:

For privacy-related enquiries or requests:

support@ayrwater.com

2. SCOPE

This Privacy Policy applies to Personal Data processed by PT Florindo Trading International in connection with:

• the AYR Water website;
• enquiries and requests for site assessments or proposals;
• sales and business-development activities;
• prospect and customer relationships;
• quotations, contracts and lease or service agreements;
• installation, commissioning, maintenance and technical support;
• water-quality testing and related documentation;
• invoicing, payments and accounting;
• supplier and business-partner relationships;
• email and other business communications; and
• other activities undertaken in connection with providing AYR Water products and services.

AYR Water operates primarily as a business-to-business hospitality water solutions provider. As a result, much of the information we process relates to companies, hotels, restaurants, hospitality properties and other organizations.

Information relating solely to a legal entity is not necessarily Personal Data. However, information relating to an identified or identifiable individual associated with that organization, such as a person’s name, position, email address, telephone number, signature or other identifying information, may constitute Personal Data.

3. INFORMATION WE COLLECT

Depending on the nature of our relationship with you or your organization, we may collect the following categories of information.

3.1 Contact and Professional Information

We may collect:

• name;
• job title or position;
• company or property name;
• business email address;
• telephone number;
• WhatsApp number;
• business address;
• property or business location; and
• other contact information provided to us.

3.2 Company and Customer Information

In connection with customer onboarding, contracting, invoicing and account administration, we may collect or maintain:

• company or property name;
• registered or operating address;
• business licence or NIB information;
• tax registration or NPWP information;
• information identifying directors, authorized representatives or contracting parties;
• signatures of authorized representatives;
• customer account and billing information;
• bank-account or payment information where provided for invoicing, payment administration, reconciliation or accounting; and
• contractual and commercial information relating to our relationship with the customer.

We do not routinely request copies of KTPs or passports as part of our standard customer onboarding process.

3.3 Website Enquiries and Site Assessment Requests

When you contact us through our website or request a site assessment, proposal or other information, we may collect:

• name;
• company or property;
• position;
• email address;
• telephone or WhatsApp number;
• property type;
• property location;
• current bottled-water usage or estimated volume;
• intended water application;
• water requirements; and
• any other information you voluntarily provide.

We use this information to understand your requirements, respond to your enquiry, evaluate potential AYR Water configurations and communicate with you regarding our products and services.

3.4 Sales and Business Development

During sales and business-development activities, we may collect and maintain professional contact information and records of our communications with prospective and existing customers.

This information may originate from:

• information provided directly to AYR Water;
• meetings and introductions;
• email correspondence;
• LinkedIn;
• professional or business communications;
• publicly available business information; and
• existing customer or business relationships.

We may maintain records of enquiries, proposals, meetings, follow-up activities and commercial discussions for legitimate sales, customer-relationship and business-management purposes.

3.5 Contracts and Customer Administration

Where a customer enters into a commercial relationship with us, we may process information necessary to prepare, administer and perform our agreements, including:

• names and positions of authorized representatives;
• contact information;
• signatures;
• company registration and tax information;
• contract details;
• quotations and commercial terms;
• billing information;
• correspondence; and
• information required to administer the customer relationship.

3.6 Installation, Service and Operational Information

During installation, commissioning, preventive maintenance, repair and technical-support activities, we may maintain records including:

• property and site information;
• customer contact persons;
• installation and commissioning records;
• service and maintenance reports;
• technical findings;
• equipment information;
• photographs relating to equipment, installations or service work;
• work orders;
• communications with customer representatives;
• water-quality information;
• laboratory reports; and
• other technical or operational documentation.

Water-quality reports and technical information are generally business or technical information rather than Personal Data, although related records may contain names or contact details of identifiable individuals.

3.7 Financial and Accounting Information

For invoicing, payment administration, reconciliation, tax and accounting purposes, we may process:

• customer company details;
• billing addresses;
• NPWP or other applicable tax information;
• invoice information;
• payment history;
• bank-account information where provided;
• payment references;
• transaction records; and
• related financial correspondence.

Our accounting records may be maintained using third-party accounting software, including Xero.

AYR Water’s own bank-account information may also appear on invoices and other payment documentation provided to customers.

4. HOW WE USE INFORMATION

We may process Personal Data and business information for purposes including:

• responding to enquiries;
• arranging meetings and site assessments;
• assessing customer water requirements;
• preparing system recommendations;
• preparing quotations and proposals;
• conducting sales and business-development activities;
• communicating with prospective and existing customers;
• negotiating, entering into and administering contracts;
• verifying authorized representatives and contracting parties;
• providing, installing and commissioning equipment;
• scheduling and providing maintenance and technical support;
• maintaining service and operational records;
• managing water-quality testing and related documentation;
• providing customer support;
• managing customer relationships;
• issuing and administering invoices;
• receiving and reconciling payments;
• maintaining accounting and tax records;
• managing legal and contractual obligations;
• maintaining internal business records;
• protecting our legal rights and property;
• preventing misuse, fraud or unauthorized activity;
• improving our products, services and operations; and
• complying with applicable laws, regulations and lawful requests.

We will not process Personal Data for purposes incompatible with those for which it was collected unless permitted or required by applicable law.

5. LEGAL BASIS FOR PROCESSING

Where required under applicable Indonesian law, we process Personal Data on an appropriate legal basis.

Depending on the circumstances, this may include:

Consent

Where you have provided valid consent for a specified processing activity.

Contractual necessity

Where processing is necessary to take steps at your request before entering into an agreement or to perform an agreement.

Legal obligations

Where processing is necessary to comply with applicable legal, regulatory, accounting, tax or other obligations.

Legitimate interests

Where processing is necessary for legitimate interests pursued by Florindo or another party, taking into account the purpose and necessity of the processing and the rights and interests of the individual concerned.

Where processing is based on consent, you may withdraw that consent in accordance with applicable law. Withdrawal does not affect processing lawfully carried out before withdrawal.

6. BUSINESS COMMUNICATIONS AND MARKETING

We may use professional contact information to communicate with existing and prospective business customers regarding:

• AYR Water products and services;
• proposals and commercial opportunities;
• customer projects;
• product or service developments;
• relevant company information; and
• other business communications relevant to the professional relationship.

These communications may take place through channels including email and LinkedIn.

Where consent is required by applicable law for a particular type of marketing communication, we will obtain the required consent.

You may ask us to stop sending marketing communications at any time by contacting support@ayrwater.com or using an unsubscribe mechanism where one is provided.

Stopping marketing communications does not prevent us from sending operational, contractual, billing, service, safety or other communications necessary for an existing business relationship.

7. WEBSITE, COOKIES AND USAGE MEASUREMENT

Our website may use cookies or similar technologies that are necessary for the website to function properly.

We may also use limited analytics and website-usage measurement technologies to understand how visitors use our pages, which information is most relevant, how visitors find our website, and whether forms or information requests are completed successfully. This helps us improve the clarity of information, user experience, content relevance and the effectiveness of the AYR Water enquiry process.

For these purposes, we may use third-party technology providers, including Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel and Meta Conversions API, where used. These technologies may process aggregated or pseudonymous technical and usage information, such as device or browser type, IP address or IP-derived approximate location, pages viewed, referral source, interaction time, campaign parameters, and interactions with website pages or forms.

We do not intend to use these technologies to identify visitors directly from their website behaviour, sell Personal Data, or create individual profiles for behavioural advertising. We also do not intentionally send the content of forms, email addresses, telephone numbers or other contact information entered by visitors to Meta Pixel.

Where consent is required by applicable law for non-essential cookies or measurement technologies, we will request that consent through an appropriate cookie or consent mechanism. You may decline or withdraw consent through the available mechanism. Declining consent may limit website-usage measurement, but will not affect the website’s core functionality.

8. WHERE INFORMATION IS STORED AND PROCESSED

In the ordinary course of our business, information may be stored or processed through systems including:

• AYR Water work computers;
• email;
• Google Workspace;
• WhatsApp;
• Asana;
• Xero; and
• other technology providers reasonably necessary to operate our business and provide our services.

Access to business systems and information is limited according to operational requirements and the responsibilities of relevant personnel.

9. SERVICE PROVIDERS AND SHARING OF INFORMATION

We do not sell Personal Data.

We may disclose or make information available to third parties where reasonably necessary for our business operations, including:

• cloud and IT service providers;
• analytics, tag-management and measurement-service providers;
• email and productivity providers;
• accounting software providers;
• project and operations management platforms;
• professional advisers;
• accountants and auditors;
• legal advisers;
• technical or service partners where required for service delivery;
• laboratories or testing providers where relevant;
• payment or banking service providers; and
• government, regulatory, judicial or law-enforcement authorities where required by law.

Third-party providers may process information only to the extent necessary for the relevant service or as otherwise permitted by applicable law and their applicable contractual obligations.

We may also disclose information where reasonably necessary to establish, exercise or defend legal rights, enforce agreements, protect Florindo or another party from fraud or unlawful activity, or comply with a lawful request.

10. INTERNATIONAL DATA PROCESSING AND TRANSFERS

Some technology and cloud service providers used by Florindo, including Google Workspace and other business software providers, may operate infrastructure or process information outside Indonesia.

This may include analytics, tag-management and measurement-service providers where used on our website.

Where Personal Data is transferred outside Indonesia, Florindo will take appropriate measures required under applicable Indonesian data-protection law.

Depending on the circumstances, this may include ensuring that the recipient country provides an equivalent or higher level of Personal Data protection, implementing adequate and binding safeguards, or obtaining consent where required.

11. DATA RETENTION

We retain Personal Data and business records only for as long as reasonably necessary for the purposes for which they were collected and processed, including to:

• provide products and services;
• maintain customer and business relationships;
• perform contractual obligations;
• maintain service and equipment history;
• administer warranties or ongoing service obligations;
• maintain accounting and tax records;
• comply with legal and regulatory obligations;
• resolve disputes; and
• establish, exercise or defend legal rights.

Retention periods may vary depending on the nature of the information and our legal, contractual, accounting, tax and operational requirements.

When Personal Data is no longer required and no legal or legitimate reason requires its continued retention, it will be deleted, destroyed or otherwise handled in accordance with applicable law.

12. INFORMATION SECURITY

Florindo takes reasonable technical and organizational measures appropriate to the nature and risk of the information we process.

These measures may include:

• controlling access to systems and information;
• limiting access according to business responsibilities;
• using secured business accounts and systems;
• maintaining appropriate authentication and access controls;
• protecting company devices and business records; and
• maintaining confidentiality requirements for personnel and service providers where appropriate.

No electronic system, storage method or internet transmission can be guaranteed to be completely secure. We therefore cannot guarantee absolute security, but we take reasonable measures to protect Personal Data against unauthorized access, use, alteration, disclosure, loss or destruction.

If a Personal Data protection failure occurs, Florindo will take appropriate response and notification measures as required by applicable law.

13. YOUR RIGHTS

Subject to applicable Indonesian law and any lawful exceptions, individuals whose Personal Data we process may have rights including the right to:

• obtain information regarding the identity and accountability of the party processing their Personal Data and the purposes for which it is processed;
• request correction, completion or updating of inaccurate Personal Data;
• request access to Personal Data and obtain a copy where applicable;
• withdraw consent where processing is based on consent;
• request that processing be stopped, restricted, deleted or destroyed in circumstances provided by law;
• object to certain decisions based solely on automated processing where applicable;
• obtain or transfer Personal Data in an appropriate commonly used or machine-readable format where applicable; and
• exercise other rights provided under applicable Indonesian Personal Data protection law.

Certain rights may be subject to legal limitations or exceptions, including where information must be retained to comply with contractual, accounting, tax, regulatory, dispute-resolution or other legal obligations.

To exercise a privacy right or submit a privacy-related request, please contact:

support@ayrwater.com

Please provide sufficient information for us to identify you, understand your request and, where necessary, verify that you are entitled to make the request.

We will handle verified requests in accordance with applicable Indonesian law.

14. ACCURACY OF INFORMATION

We take reasonable steps to maintain accurate and up-to-date Personal Data where relevant to the purposes for which the information is processed.

Customers, business partners and other individuals are encouraged to inform us when their contact or other relevant Personal Data changes.

Corrections or updates may be requested by contacting support@ayrwater.com.

15. CHILDREN

AYR Water provides business-to-business products and services for hospitality and commercial customers.

Our website and services are not directed toward children, and we do not knowingly seek to collect Personal Data from children through our normal business activities.

If we become aware that Personal Data relating to a child has been collected in circumstances requiring special protection or parental or guardian consent under applicable law, we will take appropriate steps in accordance with applicable requirements.

16. CORPORATE TRANSACTIONS

If Florindo is involved in a merger, acquisition, restructuring, financing, transfer of business, sale of assets or similar corporate transaction, relevant business records and Personal Data may be disclosed or transferred where reasonably necessary for that transaction and subject to applicable legal requirements.

Where notification regarding the transfer of Personal Data is required by applicable Indonesian law, we will provide the required notification.

17. THIRD-PARTY WEBSITES AND SERVICES

Our website or communications may contain links to websites, platforms or services operated by third parties.

Florindo is not responsible for the privacy practices of independent third parties. Where you provide information directly to another organization, that organization’s privacy terms and practices apply to its processing of your information.

18. CHANGES TO THIS PRIVACY POLICY

We may update this Privacy Policy from time to time to reflect:

• changes to our business or services;
• changes in the information we process;
• changes in technology or service providers; or
• changes in applicable laws or regulatory requirements.

The current version will be published on our website together with its latest revision date.

Where a change materially affects the way we process Personal Data, we will provide additional notice or obtain consent where required by applicable law.

19. CONTACT US

Questions, requests or concerns regarding this Privacy Policy or Florindo’s processing of Personal Data may be directed to:

Email: support@ayrwater.com

We will review and handle privacy enquiries and requests in accordance with applicable Indonesian Personal Data protection requirements.

20. LANGUAGE

This Privacy Policy is made available in Bahasa Indonesia and English.

In the event of any inconsistency or difference in interpretation between the Bahasa Indonesia and English versions, the Bahasa Indonesia version shall prevail to the extent permitted by applicable law.